Effizientes und ressourcensparendes Arbeiten ist für ein erfolgreiches KMU ausschlaggebend. Doch um dies zu erreichen, müssen bisherige Arbeitsprozesse oftmals überarbeitet und angepasst werden. Dabei kommt meistens die Digitalisierung ins Spiel, da sich durch technische Erneuerungen, Abläufe vereinfachen und optimieren lassen. Dadurch bleibt ein Betrieb nicht nur konkurrenzfähig, sondern kann weitaus bessere Ergebnisse erzielen. Natürlich bringt eine Digitalisierung viele Veränderungen und Umstrukturierungen mit sich. Dennoch profitiert man, vor allem langzeitig gesehen, von den Vorteilen. Wie ein solcher Wandel umgesetzt wird und welche Tools KMUs für die Digitalisierung ihres Unternehmens häufig einsetzen, kann man im Folgenden erfahren.
Moss: Das digitale Ausgabenmanagement
Die Finanzen eines KMUs müssen stets im Überblick behalten werden, da basierend darauf wichtige Entscheidungen getroffen als auch Handlungen eingeleitet werden. Doch die Verwaltung der Betriebsausgaben ist mit viel Aufwand und Zeit verbunden, weshalb die Digitalisierung der Buchhaltung einen ersten Schritt in Richtung Effizienzverbesserung darstellt. Dafür bietet sich vor allem Moss als digitale Finanzlösung an. Dabei ergeben sich vor allem die folgenden Vorteile:
- Mitarbeiter werden mit sogenannten Firmenkreditkarten ausgestattet, die ihnen einen individuellen und limitierten Zugriff auf das Unternehmenskonto bieten
- Sämtliche Zahlungsflüsse können in Echtzeit verfolgt werden, wodurch man jederzeit eine zuverlässige Abbildung der Unternehmenslage erhält
- Es wird an das Einreichen von Belegen erinnert, wobei sich zugleich der Prozess vereinfacht und sich infolge die Arbeit für die Buchhaltung reduziert
- Der Monatsabschluss lässt sich automatisieren und im DATEV-Format direkt an einen externen Steuerberater weiterleiten
Wie man also sieht, kann man allein schon durch die Digitalisierung der Buchhaltung viele Vorzüge genießen und Abläufe effizienter gestalten.
DocuWare: Das effiziente Dokumentenmanagementsystem
Ein zunehmender Trend innerhalb von KMUs, ist die digitale Aufbewahrung von Dokumenten. Damit man jedoch sämtliche Ausdrucke und Belege bestmöglich ablegt und einfach wiederfindet, ist ein gut durchdachtes System erforderlich. Das Tool DocuWare hilft dabei, da es dank seiner automatischen Texterkennung Dokumente einer bestimmten Kategorie zuordnet und indexiert. So lassen sich Akten im Handumdrehen importieren, exportieren und archivieren. Des Weiteren lässt sich DocuWare cloudbasiert, On-Premise oder als hybride Version nutzen und zeichnet sich noch dazu durch seine einfache Bedienungsoberfläche aus.
PureSync: Der sichere und einfache Datenabgleich
Immer mehr KMUs nutzen die zuvor angesprochenen digitalen Dokumentenmanagementsysteme, weshalb eine schnelle und zuverlässige Sicherung sowie ein regelmäßiger Informationsabgleich zwischen den Rechnern so relevant ist wie noch nie zuvor. Nur so kann man jederzeit und von überall aus auf aktuelle Datenbestände zugreifen und damit arbeiten. Würde man dies manuell machen, ist zum einen die Fehleranfälligkeit als auch das Risiko von redundanten Daten sehr hoch und außerdem benötigt es einiges an Arbeitszeit. Deshalb setzen immer mehr KMUs auf digitale Tools, wie beispielsweise PureSync. Dabei wird die Synchronisation entweder automatisch oder zeitgesteuert durchgeführt und es werden zudem die verschiedensten Wechselmedien, wie Netzlaufwerke oder Festplatten, unterstützt.
Mite: Automatisierte Zeiterfassung
Ebenfalls wird zur Digitalisierung von KMUs das Tool Mite eingesetzt, welches zur Entlastung der Personalabteilung dient. Dabei werden automatisch die Arbeitszeiten erfasst, wodurch sich Mitarbeiter nicht mehr ein- und austragen müssen und es so zu keinen unbeabsichtigten Fehl- oder Überstunden kommt. Gerade wenn es beispielsweise zu einer Reisekostenabrechnung kommt, können so die erbrachten Stunden viel detaillierter und transparenter aufgelistet und abgerechnet werden. Ein weiterer großer Vorteil, der mit der Verwendung von Mite mit eingeht, ist, dass es Schnittstellen zu anderen Programmen aufweist und sich so unter anderem die Stundenzuordnung und Zeitabrechnung von einzelnen Projekten und weitere Arbeitsschritte vereinfachen lassen. Als einzige Voraussetzung wird einzig und allein eine stabile Internetverbindung benötigt.
Trello: Das moderne Projektmanagement-Tool
Neben der Finanz- und Personalabteilung, spielt genauso ein einwandfrei funktionierendes Projektmanagement eine äußerst wichtige Rolle in einem KMU. Damit auch hier Arbeitsprozesse optimiert werden, kann Trello nützlich sein. Dabei werden vor allem Abläufe in den Bereichen Planung, Zusammenarbeit und Organisation unterstützt. Dies erlaubt es Teams von verschiedenen Orten aus effizient gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, wodurch sich ebenfalls mittlerweile etablierte Standards, wie Homeoffice, leichter durchsetzen lassen. Des Weiteren können während der Nutzung von Trello zusätzliche Programme, wie die Folgenden, eingebunden werden:
- Google Drive
- Slack
- Dropbox
- Und viele mehr
Auf Trello kann man außerdem jederzeit von einem mobilen Gerät als auch von Laptops auf zugreifen und aktuelle Fortschritte einsehen.
Fazit
Damit man als KMU sowohl wettbewerbsfähig bleibt als auch interne Abläufe stets verbessert und optimiert, werden immer häufiger digitale Tools verwendet. So lässt sich nicht nur Zeit und Arbeit einsparen, sondern zudem können Ressourcen besser eingesetzt und geplant werden. Die Auswahl an solchen Systemen nimmt stetig zu, wodurch sich bereits für die unterschiedlichsten Bereiche, wie unter anderem für die Verwaltung der Finanzen, die Ablage und Synchronisation von Daten als auch zur digitalen Zeiterfassung, bestimmt eine geeignete Anwendung finden lässt. Oftmals dauert es zwar ein wenig, bis sich eine solche Umstrukturierung einwandfrei in einem KMU etabliert hat, aber die Vorzüge rentieren sich, vor allem Langzeit betrachtet, auf jeden Fall.