CRM steht für Customer-Relationship-Management. Es bietet verschiedene Strategien, welche zur Verwaltung der Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren bestehenden oder potenziellen Kunden eingesetzt werden können. CRM kann also zur Automatisierung von Geschäftsprozessen genutzt werden.
Eine Umstellung war dann erfolgreich, wenn ein Geschäftsprozess gut durchdacht und der Anlass für die Geschäftsautomatisierungsstrategie identifiziert wurde, z.B. wo und warum die Strategie notwendig ist. Das sagt auch etwas darüber aus, wie erfolgreich die Strategie sein wird. Sie müssen die Strategien, die fließend und iterativ sind, anhand Ihrer Geschäftsprozessautomatisierung bewerten und dann Ihre Geschäfts- und Automatisierungsziele und -ergebnisse erstellen.
Im Folgenden finden Sie weitere Details über das CRM System zur Geschäftsprozessautomatisierung.
Wissen über Ihr Unternehmen
Wissen ist von größter Bedeutung und Notwendigkeit.
Wenn Sie wissen, wo und wie Sie Daten automatisieren können, wie die Daten zwischen verschiedenen Kontaktpunkten übermittelt werden und welche Software-Tools am effektivsten sind, werden Sie feststellen, dass ein jedes Unternehmen einzigartig ist. Damit werden Sie feststellen, welche Software für Sie am geeignetsten ist.
Wenn Sie den Anzeichen folgen, zeigt sich, dass ein regelmäßiger Zyklus bestens für die Automatisierung geeignet ist, denn:
- ► im gesamten Unternehmen wird Konsistenz gefordert,
- ► der Prozess kann wiederholt werden,
- ► der Prozess muss vollkommen fehlerfrei sein.
Sie müssen Ihre Unternehmensziele kennen und Sie müssen wissen, was für Sie am besten funktioniert.
Im Folgenden lernen Sie einige Beispiele kennen, wie die Prozessautomatisierung einen Einfluss auf mehrere Abteilungen haben kann:
Zahlungsabrechnungen
Die Zahlungsprozesse können vereinfacht und optimiert werden, wodurch der Arbeitsaufwand von Tagen auf Minuten schrumpft. Dies kann folgendes beinhalten:
- ► Ein Händler kann dazu in der Lage sein, ein elektronisches Formular vollständig auszufüllen,
- ► Die Weiterleitung von Dokumenten kann automatisiert werden,
- ► Informationen werden in leicht durchsuchbaren, sicheren elektronischen Ablageorten gespeichert.
Kundenservice
Wenn bestimmte Schlüsselwörter in einem Chat oder einer E-Mail auftauchen, informiert das System Ihr Kundendienst -Team, damit es sich schnell mit einer entsprechenden automatischen Antwort melden kann. Sie können auch einige der Aufgaben, die Ihr Team je nach Bedarf zu erledigen hat, von der Liste streichen. Sie können beispielweise in Ihrem Chatbot automatische Antworten für häufig gestellte Fragen hinterlegen.
Unterstützung der Personalabteilung
Wenn Sie die Kandidaten für offene Positionen jeweils manuell durchforsten, verschwenden Sie damit viel Zeit und Energie. Geschäftsprozessautomatisierung hilft Ihnen dabei, die notwendige Papierarbeit auf nur 15 Minuten zu reduzieren, in denen folgende Dinge erledigt werden können:
- ► Senden von Dokumenten & Formularen an Kandidaten,
- ► Automatische Weiterleitung von Dokumenten an Ihr Team und Archivierung,
- ► Kommunikation des abgeschlossenen Onboardings an alle Stakeholder.
Soziale Medien zu Marketingzwecken
Anstatt individuelle Beiträge in verschiedenen Stufen zu posten, können Sie durch die Geschäftsprozessautomatisierung Inhalte und Zeitpläne in großen Mengen und vorzeitig erstellen.
Verwaltung der Kundenbeziehungen
Wäre es nicht großartig, wenn Sie die Interaktionen Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen verfolgen könnten? Durch Geschäftsprozessautomatisierung wird genau dies möglich. Dadurch vermeiden Sie Fehler, wie beispielsweise das doppelte Versenden von E-Mails oder Newslettern an Ihre Kunden.
2. Identifizierung
Der zweitwichtigste Punkt ist die Identifizierung der Aufgaben und die Erstellung einer Liste, um sich daran vorzuarbeiten. Sie müssen wissen, welche Bereiche Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren können; Sie müssen jede Abteilung gründlich identifizieren. Sobald Sie die Automatisierung in Gang gesetzt haben, müssen Sie jede einzelne Abteilung überprüfen und feststellen, ob sie optimiert ist oder nicht und ob die Umstellung auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen einen Unterschied gemacht und neue Möglichkeiten eröffnet hat oder nicht. Dann wissen Sie genau, was vor sich geht und nach der Kartierung erhalten Sie die Antwort auf die Frage nach dem Warum, Wann, Wo und Was. Zum Beispiel, wohin die Daten übertragen werden, welche Daten übertragen werden, wie dies geschieht und wo sie benötigt werden.
Verwenden Sie einen Prozessplan, um solche Aufgaben, die automatisiert werden können innerhalb Ihrer Organisation zu identifizieren.
Wählen Sie das richtige Werkzeug
Bevor Sie sich an die Automatisierung machen, müssen Sie das richtige Werkzeug haben. Bei der Suche danach, sollten Sie die folgenden Dinge beachten:
- ► Es sollte leicht zu verstehen und zu verwenden sein,
- ► Es sollte flexibel und skalierbar sein,
- ► Es sollte sich mit den bestehenden Werkzeugen integrieren können. Es muss sichergestellt werden, dass das Werkzeug Daten aus bereits bestehenden Werkzeugen verarbeiten kann, damit es übergangslos mit den vorhandenen Geschäftsinformationen arbeiten kann.
- ► Dies hilft Ihnen, Daten zentral zu sichern und zu speichern. Sollte jemand auf die Daten zugreifen müssen, können sie dies durch die Vorteile des Werkzeuges leicht erreichen.
Änderungen im Management
Folgendes sollten Sie dazu wissen:
- ► Sie müssen Schulungen für Ihre Mitarbeiter erstellen, speziell für Ihre technischen Abteilungen.
- ► Sie müssen ein System erstellen, welches Sie verwalten und ändern können, wann immer dies notwendig wird.
- ► Sie müssen Ihr Team einweisen und Dinge mit ihm teilen.
- ► Sie müssen weitere Trainings bereitstellen, damit Ihr Team weiter geschult werden kann.
5. Messen und überwachen
Ebenso wie sich Ihr Unternehmen verändert, entwickeln sich auch diese Werkzeuge weiter. Deshalb müssen Sie Ihre KPIs überwachen und verwalten und wenn notwendig Anpassungen durchführen.
Zusammenfassung
Nun wissen Sie, wie Sie Geschäftsprozesse automatisieren können, indem Sie CRM nutzen. Sie müssen nur die richtigen Techniken und Informationen zur Hand haben und schon können Sie loslegen. In diesem Artikel finden Sie viele, erst kürzlich automatisierten Aufgaben. Die Frage ist also: können Sie diese Aufgaben mit Ihrem derzeitigen Grad der Automatisierung erledigen? Falls nicht, dann sollten Sie upgraden.
