Das Internet und die fortschreitende Digitalisierung ermöglichen es, dass viele Prozesse in der modernen Arbeitswelt automatisiert ablaufen. Im Personalbereich werden mittels neuer Technologien verdeckte Potenziale erkannt und damit weniger Ressourcen verbraucht. Mithilfe eines umfassenden WMFs (Workforce-Management) wird die Belegschaft eines Unternehmens effizienter aufgestellt, sie gewinnt an Flexibilität und Agilität.
Im harten Kampf mit der Konkurrenz werden Wettbewerbsvorteile erreicht, die sich am Ende durch große Umsatzsteigerungen bemerkbar machen. Softwarelösungen, wie sie spezialisierte Anbieter wie spica.com auf den Markt bringen, sind für eine effiziente Personaleinsatzplanung unverzichtbar. Sie integrieren alle Bausteine eines modernen WFM und sorgen dafür, dass die Beschäftigten eines Unternehmens genau dann an Ort und Stelle sind, wenn ihr Einsatz gebraucht wird.
Was versteht man unter einem Workforce-Management?
Eine gute Workforce-Management-Software umfasst die Personaleinsatzplanung eines Betriebes in ihrer gesamten Komplexität. Sie koordiniert die Planung, Analyse und Lenkung sowohl einzelner Angestellter als auch ganzer Abteilungen und Standorte. Die Mitarbeiter können damit innerhalb eines Einzelunternehmens oder eines Konzerns so eingesetzt werden, dass Effizienz und Effektivität signifikant gesteigert werden.
Im analogen Zeitalter waren für die Abstimmung dieser umfassenden Aufgabenfelder ganze Abteilungen notwendig. Zeitaufwendig wurde die Personaleinsatzplanung über eine Unzahl von Excel-Tabellen koordiniert. In kleineren Betrieben herrschte sogar Zettelwirtschaft vor. Heute wird dieser enorme Aufwand durch eine einzige Software bewältigt. Eine solche zeichnet sich dabei durch die nachfolgend aufgelisteten Attribute aus:
- ► Erfassung aller notwendigen Daten in Echtzeit.
- ► Kompatibilität mit allen Endgeräten wie PC, Mac, iPhone, Smartphone, Tablet und Notebook.
- ► Eine aufwendige Installation ist nicht notwendig.
- ► Eignung für Unternehmen jeglicher Größenordnung.
- ► Wahlweise für On-Premise- oder Cloud-Lösungen ausgelegt.
Die spica-WMF besteht dabei aus den folgenden Modulen.
All Hours: Zeiterfassung auf Handy, Tablet und PC – in Echtzeit Abwesenheiten und Anwesenheiten verwalten
Mit All Hours werden alle Abläufe, welche die Präsenz, die Fehlzeiten und die Lohnabrechnung umfassen, optimiert. Das steigert die Produktivität und senkt die Arbeitskosten. Stempeluhren der neuesten Generation ermöglichen eine zeitsparende Erfassung der Anwesenheiten des Betriebspersonals auf dem Werksgelände. Über eine App werden mobile Endgeräte in das System integriert.
Eine Einlernphase wird überflüssig. Das System stellt sicher, dass sich das Personal nur dann einstempelt, wenn dessen Anwesenheit benötigt wird. Transparent erhalten sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen einen sekundengenauen Überblick über Anwesenheiten, Fehlzeiten und Überstunden. So können Betrug, Täuschungsversuche und Irrtümer ausgeschlossen werden.
Mit All Hours werden Krankheits- und Urlaubstage digital erfasst und gemanagt, Urlaubsanfragen können in Echtzeit bearbeitet werden. Bei der Lohnabrechnung erscheinen die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters mit einem Klick übersichtlich auf dem Bildschirm.
My Hours – Projektzeiten ohne Mehraufwand automatisch erfassen
Das Modul My Hours kommt dann zur Anwendung, wenn die Organisation und die Zeitplanung verschiedener Unternehmensprojekte automatisiert werden sollen. Es erfasst alle mit dem jeweiligen Projekt verbundenen Arbeitsstunden und Ausgaben. Dabei werden Berichte für die Unternehmensleitung in Echtzeit verfasst und die Leiter der Projekte erhalten ausführliche und komplette Informationen, um die Mitglieder des Projektteams optimal einzuteilen. Nebenbei ermöglicht das Tool, pünktlich Rechnungen zu erstellen und zu verschicken.
Eine individuelle Konfiguration gemäß den Projektbedingungen ist möglich. Dokumente können sowohl als Excel-Tabelle als auch in Form eines PDFs heruntergeladen werden, sodass sie für alle Teammitglieder zeitgleich zugänglich sind. Das Zeitmanagement der Projektteilnehmer wird optimiert und die Aufgaben werden so zugeteilt, dass sie das Budget nicht sprengen.
Door Cloud – Zutritt ohne Kartenleser ermöglichen und zentral in der Cloud verwalten
Door Cloud ist ein Tool, mit dem die Zutrittskontrolle entpersonalisiert und räumliche Grenzen überwunden werden. Dabei verwaltet eine App in der Cloud alle Zutrittspunkte. Die Vergabe von Berechtigungen kann ebenso wie der Zutritt für berechtigte Personen selbst über das Smartphone gesteuert werden. Dabei werden die Sicherheitsstandards einfach in der Cloud hinterlegt, sodass die Verwaltung der Zutrittskontrolle in Echtzeit erfolgt.
Time & Space Central – Workforce-Management auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Die Time & Space-Zentrale fasst alle hardware- und cloudbasierten Lösungen zusammen. Das WFM lässt sich damit skalieren und auf jede Firmengröße und Branche flexibel anwenden. Die Software von spica bietet für wachstumsorientierte Unternehmen im Bereich Personaleinsatz, Arbeitszeiterfassung und Zutrittskontrolle eine zeitgemäße und optimale All-in-One-Lösung.
