Projektmanagement-Software kann die Produktivität deines Teams beschleunigen, aber auch verlangsamen, indem sie Routinetätigkeiten länger dauern lässt. Wie findest Du heraus, welches der verschiedenen verfügbaren Tools für dein Team am besten geeignet ist?
Wir sind ungewollt spezialisten für Projektmanagement-Software, da wir als freiberuflicher Auto, SEO-Berater und Webseitenbetreiber eine Vielzahl von Aufgaben mit den verschiedensten “Steak-Holdern” verwalten und bewältigen müssen. Auf dem Schreibtisch tummeln sich Anwendungen wie Trello, Basecamp, Asana und andere, die um unsere Aufmerksamkeit wetteifern. Wir haben uns durch die verschiedensten SaaS-Technologien, Interviews mit Branchenführern und Experten-Meinungen gekämpft. Dies alles, um herauszufinden, welche PJM-Software für uns die richtige ist. Es gibt hier keine Antwort, die für alle passt. Wir arbeiten überwiegend mit einem Trello-Dashboard, da es unsere Anforderungen am ehesten trifft.
Mit so viel praktischem Wissen, können wir nun eine fundierte Hilfestellung zu den Faktoren geben, die bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software zu berücksichtigen sind. Die folgenden Schritte können Dir helfen, das zu finden, was Du suchst.
Definiere deine Herausforderungen und Probleme.
Nicht jedes Projektmanagement-Tool kann ein bestimmtes Problem lösen. Die Ermittlung deiner individuellen Schwierigkeiten ist ein wichtiger erster Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software.
Du solltest Dir auch über deine Grenzen und Regeln im Klaren sein, d. h. über die Einschränkungen, die Du einhalten musst. So könnte ein Unternehmen die App für eine bestimmte Mitarbeiterzahl benötigen, ein anderes hat vielleicht ein bestimmtes Budget im Auge, und wieder ein anderes möchte eine App, die mit einer bestimmten Software zusammenarbeitet.
Erstelle eine Liste und bewerte sie
Nachdem Du eine klare Vorstellung davon hast, was Du willst, kannst Du eine Liste mit potenziellen Kandidaten erstellen. So können Du und dein Team mit den ersten Tests beginnen oder besonders auf Bewertungen achten, die von Personen veröffentlicht wurden, die das Programm tatsächlich genutzt haben. Ohne sie selbst zu nutzen, ist die Entscheidung es zu schwer, welche Projektmanagement-Software am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Melde Dich für eine kostenlose Testversion an, oder fordere eine solche an, wenn die Software nicht alle Funktionen bietet. Wenn ein Unternehmen es ablehnt, eine kostenlose Testversion des gesamten Pakets anzubieten, solltest Du dich wahrscheinlich anderweitig umsehen. Professionelle Projektmanagement-Software wie z.B. InLoox ist sich seiner Stärken bewusst und folglich sind kostenlose Testversionen kein Minusgeschäft, sondern dienen der Überzeugung von neuen Kunden.
Bitte dein Team um Feedback
Wenn Du möchtest, dass die neue Projektmanagement-Software, für die Du dich entschieden hast, erfolgreich ist und die Arbeitsabläufe verbessert, ist es wichtig, dass das Team sie akzeptiert. Die Einführung eines Produkts, das das Team nicht als vorteilhaft empfindet, ist nicht nur eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, sondern birgt auch das Risiko, die Produktivität oder Moral des Teams zu beeinträchtigen, indem es die Teammitglieder verärgert oder Kommunikationsstörungen verursacht.
Bevor Du dich für eine App entscheidest, solltest Du die ungeschminkte Meinung der Mitarbeiter einholen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Feedback einzuholen:
- Frage jedes Teammitglied in einem Interview, was es von den einzelnen Tools hält.
- Versende eine Umfrage, um Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten.
- Treffe alle Teammitglieder in einem Meeting, um gemeinsam darüber zu sprechen.
- Geht das Tool gemeinsam durch und hole Dir den Input in Echtzeit.
Für welchen Ansatz Du dich auch immer entscheidest, frage die Teammitglieder nach den Erfahrungen mit der App und den Funktionen, die sie mögen oder nicht mögen. Hat ihnen eine App geholfen, sich organisiert und ruhig zu fühlen, während sie sich bei einer anderen App unwohl und verwirrt fühlten? Das Ausmaß, in dem dein Team das Tool im Laufe der Zeit annimmt, wird wahrscheinlich am stärksten davon beeinflusst, wie es die Erfahrung empfunden hat, daher ist es wichtig, diesen beiden Arten von Feedback große Aufmerksamkeit zu schenken.
Wie Du das ideale Projektmanagement-Tool auswählst
Wenn Du ein Tool gefunden hast, das Dir geeignet erscheint, verwende es. Kaufe zunächst einen Monats- oder Kurzzeitvertrag. Du kannst deine Daten später oft immer noch in ein anderes Aufgabenverwaltungsprogramm exportieren, wenn Du letztlich nicht überzeugt bist. Aber wenn Du diese Anweisungen befolgt hast, verfügst Du wahrscheinlich schon bald über ein Tool, mit dem dein Team intelligenter arbeiten kann.
