Normen legen Kriterien für die Zuverlässigkeit und Sicherheit von Waren und Dienstleistungen fest. Normen sind etwas, dem sich kein Unternehmen entziehen kann. Sie sind wichtig in Bezug auf rechtliche Informationen. Dies betrifft Gesetze, EU-Richtlinien, aber auch Details zu Gesundheit und Sicherheit, Arbeitsschutzbestimmungen oder Fachthemen.
Nur wer sich an Normen hält, kann wichtige Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme und eine reibungslose Information, Dokumentation und interne Kommunikation sicherstellen. Wer seinen „Normenpool“ im Griff hat, ist klar im Vorteil. Dazu ist ein entsprechendes Normenmanagementsystem erforderlich. Doch wie findet man heraus, welches der verfügbaren Systeme am besten geeignet ist?
Warum überhaupt ein Normenmanagementsystem?
Jedes Unternehmen hat eine andere Ausgangssituation, daher benötigt jedes Unternehmen andere Lösungen. Die Frage nach einem möglichen neuen System wird spätestens dann bedeutsam, wenn es einen konkreten Bedarf gibt, einen Termin, bis zu dem ein Prozess funktionieren muss, und eine Frist.
Die Normenverwaltung ist aber auch dann sinnvoll, wenn der Bedarf aus dem Einkauf oder der Buchhaltung kommt, weil diese Abteilungen doppelte Aufträge entdeckt haben. In diesem Fall verfügst Du bereits über die notwendigen Informationen, um die erforderlichen Beschaffungskosten zu verteidigen. Dies gilt auch, wenn frühere Normen zu Fehlern in der Konstruktion oder Fertigung geführt haben. Wenn ein neues System gesetzlich oder vertraglich zwingend vorgeschrieben ist
Zieldefinition hilft bei der Auswahl
Bei der Festlegung von Zielen für das Normenmanagement müssen stets Aspekte wie Normenentwicklung, -verteilung, -überwachung, Produktkonformität, Lizenzmanagement und Systemverwaltung berücksichtigt werden. Die Ziele können vorübergehend sein (z. B. die Einhaltung einer bestimmten Frist mit bestimmten Vorgaben) doch zumeist handelt es sich um mittel- bis langfristige Ziele.
Mögliche Lösungsansätze
In unseren Augen gibt es drei verschiedene Wege, bei der Auswahl vorzugehen:
- Eine Software verwenden, die betriebsintern ist
- Ein System erwerben, dass für die breite Masse konzipiert ist
- Ein spezielles und zugeschnittenes Programm entwickeln lassen
Jede dieser Varianten hat ihre Vorteile. Während betriebsinterne Systeme bereits bestehen und vorhandene Strukturen und Prozesse berücksichtigen, sind sie jedoch oft veraltet und/oder kommen an ihre Grenzen. Software “von der Stange” spart kosten und lebt davon, dass sie für viele verschiedene Anforderungen und Unternehmen geeignet sind. Grenzen werden hier jedoch bei individuellen Herausforderungen gesetzt. Ist dein Unternehmen jedoch nicht allzu “speziell”, dann passt diese Variante gut.
Eigens entwickelte Software hat ihre Vorteile und passt sich komplett den Anforderungen eines Unternehmens an, allerdings sollten hier die Kosten und der generelle Aufwand nicht außer Acht gelassen werden.
Die Kosten berücksichtigen
Auch wenn Forschung, Beschaffung, Verwaltung und Dokumentenüberwachung die Hauptbestandteile des Qualitätsmanagements sind, möchten viele Unternehmen beim Normenmanagement Geld sparen. Zu einer guten Kalkulation gehören eine gründliche Analyse aller möglichen Ausgaben und Daten, die den Bedarf der Investition belegen. Bei seriösen Anbietern werden alle Kosten vollständig und offen ausgewiesen, so dass Du nicht mit versteckten Gebühren oder anderen Überraschungen rechnen musst.
Diese Ansätze tangieren dieses umfangreiche Thema nur minimal, doch sie helfen Dir bei einem ersten Schritt in richtung der passenden Normenverwaltungssoftware für Dein Unternehmen.
