Die Digitalisierung hat einen enormen Einfluss auf die Art und Weise, wie moderne Unternehmen ihre Geschäftsprozesse abwickeln. Ein Bereich, der davon stark profitiert, ist die Lohnabrechnung, denn das manuelle Erstellen der Lohnabrechnungen ist zeitaufwendig und auch fehleranfällig. Dank der modernen Technologie und Software ist es heute jedoch möglich, die Lohnabrechnungen online zu erledigen. In diesem Ratgeber werden wir Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie diesen Prozess optimieren können.
Was ist bei der Auswahl einer guten Software zu beachten?
Der erste Schritt zur Vereinfachung der Lohnabrechnung ist die Auswahl einer geeigneten Online-Lohnabrechnungssoftware. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Software alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die speziellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen einigermaßen abbilden kann. Zudem spielen eine benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche und Funktionen wie automatische Berechnungen, Steuerabzüge, Sozialabgaben und eine umfassende Mitarbeiterverwaltung eine wichtige Rolle.
Lassen sich die Mitarbeiterdaten einfach einrichten?
Sobald eine (gute) Entscheidung bezüglich der Software getroffen worden ist, ist es an der Zeit, die Mitarbeiterdaten einzurichten. Die relevanten Informationen sind auf jeden Fall:
- Vor- und Nachnamen
- Wohnadressen beziehungsweise Anschriften
- Steuerinformationen einschließlich Familienstände
- Mitgliedschaften bei den Krankenkassen
- Zusätzliche Einzahlungen in eine Betriebsrente
- Bankverbindungen
Nur bei Eingabe der vollständigen Informationen ist die Erstellung präziser, unanfechtbarer Lohnabrechnungen möglich.
Können auch Gehaltsinformationen und Arbeitszeiten online erfasst werden?
Wer die Lohnabrechnung online durchführen möchte, hat zugleich den Vorteil, die Arbeitszeiten und Gehaltsinformationen auf sehr einfache Weise erfassen zu können. Zwar lassen sich zum Beispiel die geleisteten Arbeitsstunden manuell eingeben, aber es bestehen auch Möglichkeiten, eine direkte Kopplung zum bestehenden digitalen Zeiterfassungssystem herzustellen, was den Prozess insgesamt sehr effizient gestaltet.
Wie funktionieren die automatischen Berechnungen und Steuerabzüge?
Online-Lohnabrechnungen bieten den großen Vorteil der automatischen Berechnung der Gehälter unter Einbeziehung aller Abzüge wie Steuern, Krankenkassenbeiträge, Rentenabzüge oder Arbeitslosenversicherung. Daher werden stets die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen umgesetzt und es finden (im Hintergrund) unmittelbar Aktualisierungen statt, sobald sich Regelungen oder die Gesetzeslage ändern. Dies spart Ihnen nicht nur viel Zeit, es garantiert auch, was viel wichtiger ist, dass Sie keine Fehler machen.
Wie läuft die Generierung und Versand der Lohnabrechnungen ab?
Sobald alle Daten eingegeben, überprüft und vorrätig sind, können sämtliche Lohnabrechnungen generiert werden. Eine gute Software bietet selbstverständlich die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen in verschiedenen Formaten zu erstellen. Besonders gefragt sind dabei das PDF-Format, das sogleich automatisiert den E-Mails an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beigefügt wird.
Werden auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Datensicherheit beachtet?
Als die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft trat, hatten deren Urheber auch und gerade die Sicherheit von (persönlichen) Mitarbeiterdaten im Auge. Es liegt nun an Ihnen, genau darauf zu achten, dass die von Ihnen gewählte Software geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie eine ausreichende Verschlüsselung und gezielte Zugriffsbeschränkungen bietet. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die Lohnabrechnungsdaten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt und dann auch möglichst automatisch gelöscht werden.
Aktualisierung und Compliance
Unternehmen halten ihre Programme ständig auf dem neuesten Stand, um ihre Kunden von ihrer hohen Verantwortung zu entlasten. Insofern ist die Online-Lohnabrechnung eine zeit- und ressourcensparende Lösung für Unternehmen jeder Größe. Sie ermöglicht es Ihnen, sich erstrangig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können, wobei dennoch ein hohes Maß an Genauigkeit und Transparenz bei allen Lohnabrechnungen gewährleistet ist.
