Stellen Sie sich täglich Fragen wie: „Habe ich das Feld in der Fußzeile des Dokuments aktualisiert?“ oder „Warum gibt es hier so viele doppelte Dokumente?“ oder „Haben wir die alte Version dieses Dokuments bereits aus dem System entfernt?“ oder „Warum dauert es so lange, Dokumente freizugeben, und müssen sie wirklich von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, wo sie im besten Fall vergessen werden oder sogar verloren gehen?“ oder „Warum haben wir in der heutigen Zeit immer noch stapelweise Ordner mit Papierdokumenten?“.
Dies sind wahrscheinlich nur einige der Fragen, mit denen Sie und Ihr Team täglich konfrontiert werden. Es ließen sich noch viele weitere „Schmerzpunkte“ im Qualitätsmanagement aufzählen. Doch am Ende des Tages fragen Sie sich bescheiden: „Wer soll hier bitte noch den Überblick behalten?“
Das ist die bittere Realität in vielen Unternehmen. Doch was kann man dagegen tun?
Wofür braucht man ein Elektronisches Qualitätsmanagementsystem?
Es mag verlockend sein, alle Dokumente einfach auf Google Drive, Dropbox oder persönlichen Servern zu speichern.
Allerdings stoßen solche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) schnell an ihre Kapazitätsgrenzen, insbesondere wenn es um Aspekte wie Workflow-Management, Präsentationen oder elektronische Signaturen geht. Wir alle kennen die täglichen Schwierigkeiten, die mit der Freigabe von Dokumenten, mit Duplikaten oder der Verwaltung von Versionshistorien verbunden sind. Um ehrlich zu sein, reicht eine einfache Dokumentenablage nicht aus, um Fehler in diesen Bereichen zu vermeiden, so Pascal Wettstein von der QDC-Beratung GmbH aus der Schweiz.
Daher kann es sinnvoll sein, ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem (eQMS) in Betracht zu ziehen.
Ein eQMS ist ein maßgeschneidertes System, das die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen vereinfacht. Es wurde entwickelt, um die Einhaltung von Richtlinien und Standards zu erleichtern, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern und eine einheitliche Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.
Warum benötigt man ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem?
Ein eQMS ist unverzichtbar für Unternehmen, die einen hohen Qualitätsanspruch an ihre Produkte und Dienstleistungen haben. Gerade im Bereich der Qualitätskontrolle in der Medizintechnik macht sich ein eQMS schnell bezahlt. Die Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagementsystems sind vielfältig und wir haben sie für Sie zusammengefasst:
Effizienzsteigerung
Ein eQMS hilft Unternehmen, ihre Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und zu verbessern. Durch die Anwendung einheitlicher Prozesse wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen gefördert. Jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wie die Abläufe strukturiert sind. Das steigert die Effizienz und minimiert Missverständnisse.
Reduzierter Aufwand für Compliance
Ein eQMS unterstützt ein Unternehmen auch bei der Einhaltung von Vorschriften. Das System vereinfacht die Handhabung von Dokumenten und Prozessen, was zu einem besseren Überblick über die Einhaltung der Vorschriften führt.
Höhere Qualität & bessere Kommunikation
In der Regel verbessert ein eQMS die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Durch die Einführung standardisierter Prozesse und die Optimierung von Arbeitsabläufen kann die Qualität von Produkten und Dienstleistungen gesteigert werden. Darüber hinaus wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens optimiert, da Informationen durch das eQMS schneller und effektiver ausgetauscht werden können.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines eQMS achten?
Bei der Auswahl eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) für Ihr Unternehmen gibt es mehrere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten. Hier sind einige wichtige Punkte:
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass das eQMS alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhält, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen relevant sind.
Benutzerfreundlichkeit: Das eQMS sollte intuitiv zu bedienen und zu navigieren sein. Eine benutzerfreundliche Software erleichtert den Mitarbeitern die Arbeit und fördert die Akzeptanz des Systems.
Flexibilität: Prüfen Sie, ob das eQMS flexibel genug ist, um die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erfüllen und sich an zukünftige Veränderungen anzupassen.
Integration: Ein gutes eQMS sollte nahtlos mit anderen Systemen und Werkzeugen kombiniert werden können, die in Ihrem Unternehmen bereits verwendet werden, wie z. B. ERP-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme.
Unterstützung und Schulung: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter des eQMS einen ausgezeichneten Kundendienst bietet und Schulungen durchführt, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
Sicherheit: Achten Sie auf die Sicherheitsfunktionen des eQMS, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Informationen sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein eQMS auswählen, das Ihren Bedürfnissen entspricht und Ihr Unternehmen dabei unterstützt, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen anzubieten.
Fazit
Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die hohe Qualitätsstandards für ihre Produkte und Dienstleistungen anstreben. Ein eQMS kann helfen, Arbeitsabläufe zu standardisieren, zu automatisieren und zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu steigern und die interne Kommunikation im Unternehmen zu optimieren.
