Die Archivierung von Dokumenten und Dateien in digitalen und papierlosen Formaten ist heute in Unternehmen aller Größenordnungen möglich. Auch für kleine und mittlere Unternehmen gewinnt die digitale Archivierung zunehmend an Bedeutung. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten. Die Finanzverwaltung gibt vor, welche Standards für die IT-gestützte Buchführung in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten.
Die komplizierten Gesetzestexte schrecken nach wie vor einige Unternehmen davon ab, sich mit der elektronischen Archivierung zu beschäftigen. Die wichtigsten Merkmale werden in diesem Artikel kurz erörtert.
Aufbewahrungspflicht – Eine Definition
In vielen Branchen sind Unternehmen aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften verpflichtet, bestimmte Unternehmensunterlagen und -papiere wie Rechnungen und Kontoauszüge für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. In den Bereichen der öffentlichen Verwaltung, der pharmazeutischen Forschung, der Krankenhäuser und der Energieerzeugung gibt es beispielsweise besondere Einschränkungen.
Geschäftsunterlagen revisionssicher archivieren
In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesministerium der Finanzen festgelegt, was eine revisionssichere Archivierung beinhalten muss. Darin heißt es, dass die Buchführung Folgendes umfassen soll:
- ✘ nachverfolgt und überprüft werden können
- ✘ fehlerfrei und lückenlos,
- ✘ genau und wahrheitsgetreu,
- ✘ systematisch und chronologisch geordnet
- ✘ unveränderbar
- ✘ durch ein System interner Kontrollen zur Gewährleistung des Datenschutzes geschützt
- ✘ maschinenlesbar und lesbar sein
Wie erfüllen Unternehmen ihre Aufbewahrungspflichten?
Unternehmen, die noch Papierakten verwenden, müssen viel Zeit und Platz aufwenden, um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Als digitales Archiv sind digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Lösungen eine praktische Lösung, um wichtige Unternehmensdokumente rechts- und revisionssicher zu speichern. Mehr Informationen zu Möglichkeiten der Digitalisierung in Unternehmen findest Du auf auf https://www.digitalisierung.management.
Auch Vernichtung gehört zur Aufbewahrungspflicht
Bei der Vernichtung von Papierdokumenten ist es wichtig, sie so gründlich zu schreddern, dass ein weiteres Zusammenfügen unmöglich ist. Je kleiner die Dokumente sind, die geschreddert werden können, desto höher ist das Schutzniveau. Dies kann im Unternehmen selbst mit einem speziellen Aktenvernichter erfolgen. Es gibt aber auch Dienstleister, die sich auf die Entsorgung von Akten konzentrieren.
Das Gleiche gilt für digitale Datenträger, die unternehmensinterne Dokumente enthalten, aber nicht mehr benötigt werden. Diese können vom Unternehmen je nach Schutzniveau zerkleinert werden.
Fazit
Der beste Weg für Unternehmen, revisionssichere Aufbewahrungsfristen einzuhalten und gleichzeitig die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen zu erfüllen, ist die digitale Archivierung. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten in digitalen Akten in einem DMS ist schnell, effektiv und DSGVO- und GoBD-konform. Das bedeutet, dass alle Daten immer so aufbereitet sind, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wenn eine Betriebsprüfung ansteht oder Unterlagen aus anderen Gründen benötigt werden. Sie sind leicht zugänglich, umfassend, logisch geordnet, gut lesbar und auswertbar.
