In Betrieben herrschen für Dokumente und Akten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verstrichen sind, werden Akten und Dokumente vernichtet. Dabei setzen führen manche Firmen die Aktenvernichtung nicht selbst durch, sondern lassen die Akten von Unternehmen durchführen, die sich auf die Vernichtung von Akten spezialisiert haben.
Warum sollte man externe Dienstleister mit der Aktenvernichtung beauftragen?
Das Beauftragen von externen Dienstleistern spart Zeit und Geld. Die Energie- und Personalkosten des Unternehmens werden durch das Beauftragen von Dienstleistern gesenkt. Was viele ebenfalls unterschätzen ist, dass an das fachgerechte Vernichten von Akten auch gesetzliche Anforderungen gestellt werden, die es zu beachten gilt.
Dienstleistungsunternehmen kennen sich häufig gerade auch in den datenschutzrechtlichen Anforderungen der Aktenvernichtung besser aus als man selbst. Daher ist man als Unternehmer auf der rechtlich sicheren Seite, wenn für die Vernichtung von Akten ein externes Unternehmen beauftragt.
Wie läuft eine Aktenvernichtung über externe Dienstleister ab?
Unternehmen und Behörden, lassen die Aufgaben der Aktenvernichtung häufig von externen Unternehmen durchführen. Dabei holen Unternehmen die zu vernichtenden Akten aus dem Betrieb ab und bringen die Unterlagen auf ein gesichertes Betriebsgelände wo die Akten anschließend mit einem speziellen Schredder zerstört werden. Diese Methode hat den Vorteil, dass niemand die Akten wiederherstellen und einsehen kann.
Was kostet es, Akten über einen Dienstleister vernichten zu lassen?
Bevor man den erst besten Dienstleister für die Aktenvernichtung beauftragt, ist es sinnvoll, mehrere Anbieter miteinander zu vergleichen, um das beste Preis – Leistungsverhältnis zu bekommen. Der Preis für eine professionelle Aktenvernichtung richtet sich nach der bestellten Größe und Schutzklasse der Sicherungsbehälter. Gemäß der DIN Norm 66399 werden Sicherungsbehälter in den Schutzklassen 1 bis 3 unterteilt.
Was bedeuten die unterschiedlichen Schutzklassen?
Daten werden nach ihrer Schutzbedürftigkeit klassifiziert. Hierfür gibt es sogar eigenes eine DIN-Norm: die DIN 66399.
Schutzklasse 1 ist der Standardschutz und wird verwendet, wenn es um interne Daten geht, die mehrere Personen einsehen können. Zum Beispiel Schriftverkehr eines Unternehmens.
Schutzklasse 2: Dokumente welche der Schutzklasse 2 unterliegen, benötigen einen höheren Schutz. Bei Dokumenten der Schutzklasse 2, geht es um vertrauliche Daten, deren Veröffentlichung gesetzeswidrig wäre. Darunter fallen Personalakten.
Schutzklasse 3: Behälter der Schutzklasse 3 werden nur auf gesonderte Anfrage hin geliefert. Wenn Dokumente in einem Sicherungsbehälter der Schutzklasse 3 zur Aktenvernichtung transportiert werden, handelt es sich dabei in der Regel um Geheimdienstakten oder Patientenakten. Hätte eine dritte Person Zugriff auf Akten, die der Schutzklasse 3 unterliegen, könnte dies für die Person oder das Unternehmen weitreichenden Konsequenzen nach sich ziehen.
Warum Aktenvernichter aus dem Einzelhandel nicht für Unternehmen geeignet sind
Viele Discounter wie Lidl, Aldi und Elektrofachgeschäfte, bieten Aktenvernichter für Privathaushalte oder kleine Familienbetriebe an. Ob sich ein Aktenvernichter aus dem Discounter Lidl lohnt, kommt auf den täglichen Papierverbrauch an. Für kleinere Unternehmen und Privathaushalte macht so ein Aktenvernichter Sinn, bei größeren Unternehmen, jedoch geraten diese Aktenvernichter an ihre Belastungsgrenze.
Man müsste mehrere dieser Aktenvernichter anschaffen, was den Stromverbrauch in die Höhe schießen lassen würde. Außerdem bräuchte man zusätzliches Personal, um alle nicht mehr benötigten Unterlagen zu vernichten. Daher sind Aktenvernichter aus dem Discounter für mittelständische und große Unternehmen nicht eignet. In Unternehmen wird häufig mit hochsensiblen Daten gearbeitet, die nicht in fremde Hände gehören.
