Unternehmen sind zumeist in mehrere Abteilungen unterteilt. Sie ergänzen sich und arbeiten einander zu. Eine dieser Sektionen ist die Personalabteilung. Die hier beschäftigten Personen übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben. Da die Organisation nicht immer leicht fällt, existieren mittlerweile Computerprogramme, die beim Verwalten von Daten helfen. Es handelt sich um sogenannte HR Tools.
Was ist ein HR-Tool?
Die HR-Software hilft dabei, ausgesuchte Abläufe im Personalwesen zu verbessern und zu erleichtern. Das führt zu Zeitersparnis und letztlich zu monetären Vorteilen. Zudem erhöht sich die Transparenz auf vielerlei Ebenen. Zusammenfassend könnte man sagen, dass HR-Tools digitale Lösungen für analoge Probleme offerieren. Die speziell auf das Personal-Management abgestellte Software beschränkt sich allerdings nicht darauf, administrative Aufgaben ins Digiale zu überführen. Sie vereinfacht und optimiert sie zugleich. Dazu werden Personen-immanente Daten zentral an einem singulären Ort erfasst, verwaltet, ausgewertet und verarbeitet. Ein HR Tool markiert demzufolge eine wesentliche Arbeitserleichterung für Personaler und Personalerinnen.
HR-Tools und ihre Anwendungsbereiche
Wird als Werkzeug ein HR Tool eingesetzt, so deckt das Programm unterschiedliche Aufgabenbereiche auf dem Feld der Personalverwaltung ab. Diese sind:
- Personalentwicklung
- Bewerber-Management und Recruiting-Aufgaben
- Urlaubs- und Krankheitsmanagement
- Digitalisierung der Personalakten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Onboarding-Programmen
- Zeiterfassung
Letztgenannter Punkt zählt zu den elementarsten Aufgabenbereichen im HR-Segment.
Alles unter einem Hut
HR Tools sind unterschiedlich aufgebaut. Einige Programme sind auf ein oder zwei Bereiche des Personal-Managements spezialisiert. Wieder andere decken alle Bereiche ab. Eine solche Komplettlösung wird als All-In-One-Ansatz bezeichnet. Der Funktionsumfang ist breitflächig gestaltet, sodass eine optimale Unterstützung der Mitarbeiter im Personalwesen möglich ist. Ein All-In-One-Programm lässt sich meist problemlos mit einer anderen Software verlinken. Folglich kommt es zu einer Verschränkung wichtiger Teilbereiche, die in letzter Konsequenz ein funktionales Ganzes ergeben. Über sinnvolle All-In-One-Ansätze informiert die Internet-Adresse https://www.hoorayhr.io/de/
Vorteile eines HR-Tools
Die Hauptaufgabe eines HR-Tools liegt in der Vereinfachung personalgebundener Prozesse. Die Simplifizierung sorgt für eine Entlastung der Personalerinnen und Personaler. Ihnen bleibt in Folge der Entlastung mehr Raum zur Erledigung wichtiger strategischer Aufgaben. Weitere Vorteile eines HR-Tools sind:
- Prozessoptimierung
- Zeitersparnis
- Datenbündelung
- Schneller Zugriff auf Daten
- Erkenntnisgewinn
- Reduzierung von Kosten
Prozessoptimierung und Zeitersparnis
Da sich die Software um Routineaufgaben kümmert, haben die Angestellten der Personalabteilung deutlich mehr Zeit, um interne Prozesse zu optimieren. Infolgedessen nimmt die Effizienz deutlich zu, was wiederum zu einer Zeitersparnis führt. Die Automatisierung macht analoges Handeln nahezu überflüssig und verschafft den Mitarbeitern die nötige Flexibilität, um strategischen Aufgaben nachzugehen. Darunter fallen beispielsweise die Bereiche Personalberatung und -schulung.
Datenbündelung und schneller Zugriff
Der Einsatz eines HR-Tools ermöglicht die Verwaltung aller Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort. Die digitale Personalakte sorgt für eine Bündelung der Daten. Informationen über eine bestimmte Person können somit zeitnah zur Verfügung gestellt werden, da sie nicht von Hand zusammengetragen werden müssen. Voraussetzung ist die Erteilung einer rechtlichen Genehmigung. Liegt selbige vor, kommt es zu einem schnellen Zugriff. Das sorgt für Transparenz und eine flüssige Kommunikation auf interner Ebene.
Erkenntnisgewinn und Kostenreduzierung
Ein HR-Tool verfügt über zahlreiche Abwendungsoptionen. Unter anderem verschafft das Programm Einblick in ehemalige, gegenwärtige und zukünftige Entwicklungen des Mitarbeiterstamms. Daraus lassen sich Trends und Erkenntnisse ablesen, auf deren Basis Entscheidungsfindungen erleichtert werden. Dies kann für die Ausrichtung eines Unternehmens von elementarer Bedeutung sein. Nicht zuletzt, weil jeder Konzern darauf bedacht ist, möglichst kosteneffizient zu arbeiten. Da sich der Verwaltungsapparat durch den Gebrauch eines HR-Tools vereinfacht und verschlankt, tritt exakt jene Kosteneffizienz in Kraft.
Fazit
Das Angebot an HR-spezifischer Software ist so breitflächig wie unübersichtlich. Schätzungsweise existieren rund 250 Anwendungsprogramme auf dem deutschen Markt. Welche Software am besten zur Datenverwaltung geeignet ist, hängt von individuellen unternehmerischen Erwägungen ab.
