Die Erstellung von einem Eigenbeleg kann erforderlich sein, wenn beispielsweise das Original verloren ging oder schlichtweg kein Beleg erstellt wurde. Es gibt Geldtransaktionen, vor allem bei Bargeld, wo es nicht üblich ist, einen Beleg zu erstellen. Wer einen Eigenbeleg erstellen möchte, der sollte auf die Formvorschriften von Belegen achten und nicht zu häufig diese Form der Generierung von Belegen nutzen.
Keine Buchungen ohne passenden Beleg
Die erste Regel, die in der Buchhaltung vermittelt wird, ist, dass es keine Buchung ohne Beleg gibt. Doch wie sollen beispielsweise Trinkgelder verbucht werden? Immer wieder kommt es vor, dass das Original eines Beleges nicht auffindbar ist oder nur noch in einer Form von einer Bankkarten-Zahlung existiert, die jedoch wenig aussagekräftig ist.
In solchen Fällen ist es erlaubt und notwendig für die Buchhaltung einen Eigenbeleg zu erstellen. Dies kannst Du mit dem Samsung Klapphandy ebenso gut machen wie mit einem iPhone oder jedem anderen technischen Gerät. dem Eigenbelege sollten jedoch nur erstellt werden, wenn es absolut notwendig ist. So gibt es beispielsweise in Lokalen bereits die Möglichkeit beim Bezahlen gleich die Höhe des Trinkgeldes auf dem Bewirtungsbeleg zu vermerken. Dadurch wird die Erstellung von einem Eigenbeleg umgangen.
Höhe für Eigenbelege
Theoretisch gibt es kein Limit bei der Höhe des Betrages, bis zu der ein Eigenbeleg erstellt werden darf. In der Praxis wird jedoch dazu geraten, nur für Kleinbeträge einen Eigenbeleg zu erstellen. In der Regel sind Beträge bis maximal 150 Euro unproblematisch auch in steuerrechtlicher Hinsicht.
Darüber hinaus sollten zumindest zusätzlich Dokumente zum Beleg existieren, die den Inhalt plausibel machen. Nebenbelege können beispielsweise Belege zu Kartenzahlungen sein oder Bankauszüge. Dort sind in der Regel die Höhe der Summe und der Empfänger vermerkt. Nicht immer geht jedoch daraus hervor, was genau bezahlt wurde. Dafür wird wiederum der Eigenbeleg erstellt, der dies aufschlüsseln soll.
Werden häufig Eigenbelege in hohen Summen erstellt, ohne plausible Erklärung, kann dies bei einer Steuerprüfung möglicherweise Probleme bereiten.
Formvorschriften für Eigenbelege
Wie für jeden anderen Beleg auch, gilt bei der Eigenerstellung von einem Beleg, dass das Datum keinesfalls fehlen darf. Zudem müssen auf dem Beleg der Zahlungsempfänger und der genaue Betrag vermerkt sein.
Der Zweck der Ausgabe sollte ebenfalls auf dem Eigenbeleg enthalten sein. Je nach Unternehmen können dann noch weitere Informationen auf dem Beleg zu finden sein. Dazu gehören beispielsweise der Name und die Unterschrift der Person, die den Eigenbeleg erstellt oder die Ausgabe getätigt hat.
Viele Unternehmen verwenden, um einen Eigenbeleg zu erstellen, einfach einen Rechnungs- oder Quittungsblock. Dieser hat den Vorteil, dass es für die benötigten Informationen bereits vorgedruckte Felder gibt, die nur noch ausgefüllt werden müssen. Zudem lässt sich bei diesen Blöcken gleich ein Durchschlag anfertigen, wodurch ein Dokument für die Buchhaltung und ein Beleg für die Person, die die Ausgabe getätigt hat, vorhanden ist. Werden häufiger Eigenbelege etwa für Trinkgelder erstellt, sollten die Eigenbelege gesondert nummeriert werden, um hier auch eine chronologische Abfolge zu haben.
Eigenbelege als Notlösung
Ein Nachteil vom Eigenbeleg ist, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist. Daher sollten Eigenbelege immer nur als Notlösung erstellt werden. Wer beruflich eine Quittung für ein Trinkgeld braucht, bekommt oft auch einen schriftlichen Beleg vom Empfänger auf Anfrage.
Ging tatsächlich einmal ein Beleg verloren, besteht die Möglichkeit beim Zahlungsempfänger, um ein Duplikat eines Beleges zu fragen. Dies ist gleichwertig zu einem Original und zählt auch für den Vorsteuerabzug, weil auf diesen Belegen auch die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Wer als nicht auf den Vorsteuerabzug verzichten will, sollte nach Möglichkeit immer Originalbelege vorweisen können.
