Erfahrene Projektmanager sind unverzichtbar für Unternehmen, die sich bei der Durchführung komplizierter, projektbezogener Vorgänge auf Teams von Mitarbeitern verlassen. Viele Unternehmen verlassen sich stark auf dieses Fachgebiet. Die Anzahl der Stellenangebote für Projektmanager, die auf den beliebtesten Stellenbörsen zu finden sind, beweist, dass es sich um ein schnell wachsendes Arbeitsfeld handelt. Die Unternehmen beginnen, den Wert des Projektmanagements und die Rolle, die Projektmanager in ihrem Betrieb spielen, zu schätzen. Nicht selten werden dabei professionelle Projektmanagement-Tools wie die Agentursoftware QuoJob verwendet.
Im folgenden Artikel werden wir uns die Vorteile des Projektmanagements für Unternehmen wie auch die Aufgaben eines Projekt-Managers im Detail angeschauen.
Vorteile des Projektmanagements in Unternehmen
Um die Projektziele zu erreichen, muss ein Projektmanager ein Gleichgewicht zwischen dem Zeitplan, den Kosten und dem Umfang des Projekts herstellen. Verbesserte Produktivität und Moral sowie höhere Gewinne sind häufige Ergebnisse eines effektiven Projektmanagements in Unternehmen, deren Projekte chronisch hinter dem Zeitplan zurückbleiben, das Budget überschreiten oder die angestrebten Ziele nicht erreichen.
Die Manager solcher Projekte sind dafür verantwortlich, dass jeder Schritt auf dem Weg zum Ziel erfolgreich abgeschlossen wird. Obwohl die besonderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Projektmanagern je nach Branche und Unternehmensanforderungen variieren, ist ihre Kompetenz entscheidend für den letztendlichen Erfolg oder Misserfolg des Projekts.
Was macht ein Projektmanager?
Ein Projekt auf Kurs zu halten ist ein weit gefasster Begriff, der viele der Aufgaben eines Projektmanagers umfasst. Dazu kann die Interaktion mit Personen auf vielen Ebenen eines Unternehmens gehören, von der obersten Führungsebene bis hin zum Helpdesk-Personal auf Einstiegsebene.
Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Ziele des Projekts festzulegen und dafür zu sorgen, dass sie erreicht werden. Als Erstes muss er einen groben Aktionsplan aufstellen, in dem er angibt, wie viel Zeit, Geld und Personal benötigt werden. Der Projektmanager weist dann den Mitgliedern bestimmte Aufgaben zu und führt das Team zum Erfolg. Die Führung eines Projektmanagers ist wichtig, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und jeder in jeder Phase des Projekts seinen Beitrag leistet.
Wenn nötig, spricht der Projektmanager mit höheren Stellen im Unternehmen und mit externen Parteien wie Lieferanten und Kunden. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, für eine offene Kommunikation zu sorgen.
Anfängliche Projektdefinition
Die Idee, die Ziele, die Methode und die Begründung für ein bestimmtes Projekt sind für seinen Erfolg entscheidend und müssen im Vorfeld festgelegt werden. Der Projektmanager teilt diese Kriterien mit den wichtigsten Beteiligten und holt deren Zustimmung ein, bevor er mit dem Projekt beginnt. Der Plan umreißt alle potenziellen Ressourcen, Risiken und Vorteile sowie eine Strategie für den Umgang mit unerwarteten Ereignissen und die Weitergabe von Informationen.
Die Ressourcen des Projekts, die Ergebnisse und die Prioritäten des Kunden/Unternehmens bilden die Grundlage für die Projektstrategie, das Budget und den Zeitplan. In den komplizierten Phasen der Planung und Verfolgung greifen Projektmanager häufig auf spezielle Software zurück. Die wichtigsten Glieder der Projektkette können in Netzwerkdiagrammen übersichtlich dargestellt werden.
Projektmanager behalten das Projekt auf jeder Ebene im Auge, werten Daten aus und teilen ihre Erkenntnisse mit Vorgesetzten und allen anderen Beteiligten, einschließlich externer Organisationen und Subunternehmer. Zeitpläne, Budgets und andere Aspekte des Plans werden angepasst, um Änderungen der Ziele oder neu auftauchende Bedrohungen zu berücksichtigen.
Teammotivation
Gute Projektmanager geben den Teammitgliedern den nötigen Anreiz, ein Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, zusätzlich zu den anderen Vorteilen des Projektmanagements (wie verbesserte Kommunikation, Effizienz, Organisation usw.). Der Einsatz eines Projektmanagers kann in vielerlei Hinsicht hilfreich sein.
Ein ineffizientes Projektmanagement kann sich negativ auf die Arbeitsmoral und die Fluktuation der Mitarbeiter auswirken. Die meisten Mitarbeiter empfinden ihre Arbeit als befriedigender, wenn sie Teil eines kohärenten Teams mit klar definierten Zielen und offenen Kommunikationswegen sind. Die besten Projektmanager sind diejenigen, die bewährte Methoden anwenden, um mit den unvermeidlichen Problemen und Schwierigkeiten umzugehen, die im Laufe eines Projekts jeglicher Komplexität auftreten.
Eine Führungspersönlichkeit, die in der Lage ist, mit jeder Situation ruhig und souverän umzugehen, kann für den Rest des Teams sehr ermutigend sein. Wenn die Mitarbeiter regelmäßig detaillierte Anweisungen erhalten und auf dem Laufenden gehalten werden, sind sie eher geneigt, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben.
Führungsqualitäten
Die besten Projektmanager verfügen auch über die Führungsqualitäten, entschlossen zu sein und ihre Mitarbeiter zu motivieren. Ein Mangel an diesen entscheidenden Fähigkeiten kann sich negativ auf die Arbeitsmoral, die Produktion und letztlich auf den Umsatz und die Rentabilität auswirken.
