Trotz fortschreitender Digitalisierung verwenden viele Unternehmen auch heute noch die veraltete Methode der Papierablage. In diesem Artikel werden die vielen Vorteile eines elektronischen Ablagesystems für Ihre Dokumente erörtert. Die Unternehmen müssen ihre Prozesse an die digitale Welt anpassen, aber auch an den natürlichen Widerstand gegen Veränderungen.
Das ist keine Schande! Seit der Erfindung des Internets haben sich die Dinge zu schnell entwickelt. Aus der Ferne mag es wie ein totales Chaos erscheinen, aber aus der Nähe betrachtet ist alles viel geordneter.
Wenn es darum geht, dein Unternehmen zu erweitern, ist der Einsatz von Softwaretechnologie oft die einzige Möglichkeit. In diesem Artikel werden wir die vielen Vorteile der digitalen Dokumentenablage erörtern. Die digitale Ablage von Dokumenten hat mehrere Vorteile.
Was ist ein System zur digitalen Dokumentenablage?
Dokumentenmanagement-Software erleichtert das Erstellen, Organisieren, Speichern und gemeinsame Nutzen von Dokumenten auf effektive und effiziente Weise. Das Programm zur digitalen Dokumentenablage ermöglicht es Dir, Papierdokumente in digitale Dokumente umzuwandeln, weshalb es oft auch als elektronischer Aktenschrank bezeichnet wird.
Ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem kann jedoch noch viel mehr. Es fungiert als zentrale Datenbank, in der alle Informationen deines Unternehmens sicher aufbewahrt werden können und aus der autorisierte Benutzer überall auf der Welt die Informationen abrufen können, die sie für die Führung des Unternehmens benötigen.
Der Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems kann ansonsten zeitraubende Aufgaben wie die Ablage und Suche nach Dokumenten vereinfachen und beschleunigen. So kannst Du z. B. Gehaltsabrechnungssoftware schnell in das System integrieren, um Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu speichern.
Es stellt sich also die Frage, welche Vorteile ein Unternehmen vom Einsatz eines digitalen Ablagesystems für seine Dokumente erwarten kann. Die nötige Hardware findest du auf etwaigen Fachportalen. Such einfach bei Google nach “Diascanner im Test”.
Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung
Hier sind einige Argumente, die für ein digitales Dokumentenablagesystem sprechen, falls Du noch unschlüssig bist.
Steigerung der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter
Zu den wichtigsten Vorteilen der Digitalisierung deines Papierkrams gehört die Steigerung der Produktivität. Eine Untersuchung hat ergeben, dass die Dateneingabe und die Führung von Aufzeichnungen 90 % der Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen.
Ist das bei Dir bei der Arbeit nicht auch der Fall? Durch die Umstellung auf den papierlosen Trend kannst Du Zeit sparen und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. Aber wie genau?
Bei der Arbeit an einem Projekt beispielsweise durchlaufen Dokumente so viele Iterationen wie nötig, bevor sie die endgültige Fassung erreichen. Da in einem herkömmlichen Büro immer nur ein Mitarbeiter gleichzeitig produktiv sein kann, geht Zeit verloren. Die verlorene Zeit kann jedoch vermieden werden, wenn das Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird.
Mit Hilfe einer Dokumentenverwaltungssoftware können mehrere Personen gleichzeitig Änderungen an demselben Dokument vornehmen. Auf diese Weise ist jeder in der Gruppe über die neuesten Entwicklungen informiert. Auch der Versand von E-Mails erübrigt sich dank der automatischen Aufzeichnungssoftware. Mithilfe dieser Technologie kannst Du Anmerkungen zu Dokumenten im Klartext machen, so dass sie von allen Benutzern eingesehen werden können. Darüber hinaus wird der aktuelle Status des Berichts angezeigt, z. B. ob er angenommen wurde, gerade geprüft wird oder sich noch in der Entwurfsphase befindet.
Dokumente und Daten sind schnell auffindbar
Hast Du schon einmal Unterlagen oder Daten gesucht und konntest sie nicht finden? Immer wieder! Bei der Zusammenarbeit mit einem Kunden ist es von entscheidender Bedeutung, alle relevanten Daten schnell und einfach abrufen zu können. Wenn Informationen digital gespeichert sind, lassen sie sich bei Bedarf viel leichter auffinden und abrufen.
Du musst nicht mehr jedes Mal von deinem Arbeitsplatz aufstehen und in den Aktenschränken suchen, wenn Du etwas suchen musst. Mit dem Laptop, Smartphone oder gar Tablet ist es einfach, die gewünschten Inhalte zu suchen und zu finden. Eine einfache Organisation deiner digitalen Dokumente ist mit der besten Dokumentenmanagement-Software möglich. Metadaten, Strichcodes und der Text selbst können verwendet werden, um einen Index deiner Dateien zu erstellen.
Die Benutzer können ihre Dateien so anordnen, wie sie es für richtig halten, so dass häufig verwendete Daten einfach an erster Stelle stehen. Deine Dateien bleiben geordnet, und Du hast schnellen Zugriff auf alle Daten, die Du indexiert hast. So können die Mitarbeiter fundiertere Entscheidungen treffen, und es wird weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwendet.
Dank der cloudbasierten Dokumentenverwaltungslösung können die Mitarbeiter die Akte auch dann einsehen, wenn sie nicht im Büro sind. Du kannst Zeit und Mühe sparen, indem sie von zu Hause aus arbeiten, da sie die Daten nicht mehr physisch transportieren müssen.
Fazit
Gehe einen kleinen Schritt nach dem anderen, um die passende Dokumentenverwaltungssoftware für Dein Unternehmen zu finden. Viele Anbieter auf dem Markt bieten ein kostenloses und quelloffenes Dokumentenmanagementsystem an. Es muss keine teure Investition für Dich sein.
Wir können nur sagen, dass dein Unternehmen wächst und damit auch dessen Akten. Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems kann Dir die Last der alltäglichen Aufgaben abnehmen. Du und dein Team gewinnen Zeit, um sich auf kritische Bereiche zu konzentrieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
